Văn hóa giao tiếp kinh doanh của người Đài Loan

Đài Loan không chỉ là địa điểm thu hút khách du lịch Việt mà còn là nơi để các doanh nghiệp Việt Nam tìm kiếm cơ hội đầu tư, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm. Và để công việc của bạn được trôi chảy, hanh thông hãy tìm hiểu thêm về văn hóa giao tiếp kinh doanh của người Đài Loan.

1. Chào hỏi

Theo truyền thống, việc gọi tên người Đài Loan bằng họ và có thể kèm theo chức danh, chẳng hạn như “ Giám đốc Hoàng”, “Chủ tịch Trần”. Không nên gọi tên riêng của họ trừ khi bạn rất thân thuộc với họ. Thông thường, trong lần gặp gỡ đầu tiên, bạn nên hỏi trực tiếp với họ là nên xưng hô với nhau như thế nào.

Việc chào hỏi thông thường khi gặp nhau là gật đầu chào hoặc cúi chào nhẹ. Tuy nhiên, trong các cuộc tiếp xúc với người nước ngoài bàn bạc kinh doanh, thông thường họ sẽ bắt tay. Họ thường bắt tay nhẹ nhàng và giữ trong vài giây.

2. Trang phục

Thời tiết ở Đài Loan tương đối ẩm vào tất cả các mùa. Từ tháng 5 đến tháng 10 nhiệt độ tương đối cao và và không thoải mái, trong khi vào những tháng mùa đông thì se se lạnh. Trời thường xuyên có mưa, do đó nên thường xuyên mang theo áo mưa và dù.

Việc ăn mặc không cần quá cầu kỳ. Vào những tháng nóng, doanh nhân có thể chỉ cần mặc áo sơmi ngắn tay với cà vạt. Tuy nhiên trong các buổi tiệc trang trọng, một bộ com-lê với cà vạt là phù hợp nhất. Nên chú ý rằng, ăn mặc quá cầu kỳ hoặc quá hở hang thì không thể chấp nhận được.

3. Phong cách giao tiếp khi làm việc

Người Đài Loan rất hiếu khách, nhiệt tình, niềm nở trong giao tiếp. Luôn nói lời “cám ơn” khi được người khác chỉ dẫn hoặc giúp đỡ và nói lời “xin lỗi” khi có sơ suất hay phiền hà người khác. Trong giao tiếp, người Đài thường hay nói to, ít để bụng hoặc chấp nhặt lẫn nhau. Người Đài Loan thích sử dụng các nghi lễ quốc tế kể cả nghi lễ bắt tay, nói chung bạn không cần phải lo lắng nhiều về các nghi lễ xã giao của người Đài Loan. Ví dụ nói “làm ơn” và “cám ơn” là cần thiết nhưng không cần phải cúi gập người khi chào như ở Hàn Quốc và Nhật Bản.

4. Ngoài giờ

Thông thường, giờ làm việc ở Đài Loan là từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều, làm việc ngoài giờ là rất phổ biến, đặc biệt trong các ngành công nghiệp công nghệ thông tin, các nhân viên thường làm việc rất trễ. Là một khách tham quan, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho việc sắp xếp các cuộc gặp gỡ. Các doanh nhân Đài Loan làm việc rất tích cực và rất “cạnh tranh”. Họ luôn tạo mọi thuận lợi về thời gian. Nếu điện thoại di động của bạn thuộc băng tần GSM 900 hoặc 1800, bạn có thể thuận tiện trong việc giao dịch việc kinh doanh của các với các đối tác hoặc thực hiện việc thảo luận thông qua điện thoại di động.

Khi đến Đài Loan làm việc, hãy chuẩn bị cho các cuộc đi chơi khuya. Họat động giải trí về đêm sau giờ làm việc là một phần trong công việc của doanh nhân Đài Loan. Do đi chơi khuya, các cuộc hẹn làm việc buổi sáng cần tránh sắp xếp vào giờ quá sớm, muộn một chút thì tốt hơn.

5. Các thủ tục trong thảo luận, đàm phán và hợp đồng

Khi sắp xếp một cuộc thảo luận với doanh nghiệp Đài Loan, thông thường phải cung cấp cho họ nhiều thông tin chi tiết về giao dịch. Việc đàm phán thường diễn ra ở phòng họp của doanh nghiệp. Trưởng đoàn đàm phán phải vào phòng họp trước. Phải chú ý việc này, vì nếu không, doanh nhân Đài Loan sẽ lầm lẫn khi nhận ra người trưởng đoàn.

Người Đài Loan rất thân thiện với người ngoại quốc, tuy nhiên, trong các cuộc đàm phán kinh doanh, họ thích đi thẳng vào vấn đề chính. Sau một vài câu xã giao để khởi đầu câu chuyện thì nội dung chính sẽ được nêu ra ngay sau khi đối tác cảm thấy đủ thoải mái để bắt đầu bàn bạc các vấn đề.

Gửi kế hoạch trước cho bên đối tác xem xét. Khi đến gặp để trình bày thì chỉ tóm tắt lại các điểm chính. Cố gắng tự tìm xem những điểm nào đối tác chưa hiểu, bởi hiếm khi họ hỏi lại các điểm chưa rõ, do sợ người trình bày bị “quê”. Nên chia buổi trình bày thành những khoảng dừng và yêu cầu người nghe đặt câu hỏi. Hãy kiên nhẫn vì sẽ có nhiều câu hỏi đi rất xa khỏi vấn đề. Khi trình bày luôn nhớ “thưa gửi” người trưởng đoàn cao niên dù ông ta không hiểu tiếng Anh.

Trong thương lượng, hãy nhấn mạnh đến tính hòa hợp của hai công ty, mối quan hệ cá nhân hữu hảo và mong muốn được cộng tác với nhau… đó là những điều chính yếu. Lợi nhuận cũng rất quan trọng, nhưng tốt nhất nên nhường bước một chút cho sự hài hòa của đôi bên.

Kinh doanh ở Đài Loan là một môi trường cạnh tranh rất dữ dội, nên các kế hoạch làm ăn luôn được tính toán rất chi tiết. Do vậy, khi trình bày kế hoạch không được làm theo kiểu sơ sài tùy tiện. Thương lượng, trả giá, cò kè bớt một thêm hai là một thuộc tính, nên luôn phải chuẩn bị trước các giải pháp để khi cần phải nhượng bộ.

Các tài liệu, hợp đồng ở Đài Loan được viết bằng chữ Hoa phồn thể, nhớ đừng viết bằng chữ Hoa giản thể (loại chữ Hoa cải cách đã được rút ngắn lại ở Trung Quốc).

6. Danh thiếp

Việc bắt tay thường theo sau việc trao đổi danh thiếp. Việc trao hoặc nhận danh thiếp phải bằng 2 tay, và phải cầm giữ danh thiếp ở các góc. Sẽ rất mất lịch sự nếu đặt ngay danh thiếp của họ vào túi mà không xem qua trước. Cũng xem là mất lịch sự nếu ghi chép lên danh thiếp của họ. Hãy dành chút thời gian chăm chú xem danh thiếp của họ trước khi nhận.

7. Trả lời “vâng” hoặc “không”?

Người Đài Loan thông thường tránh trả lời “không” đối với các yêu cầu có thiện ý, khi các yêu cầu không thể thực hiện, sẽ trả lời là “điều này hơi bất tiện”, hoặc là “việc này sẽ xem xét sau”. Khi đó, gần như có nghĩa là “không”. Một cách khác để trả lời “không” là họ sẽ nói “Vâng, nhưng điều này có vẻ khó khăn đấy”. Là người nước ngoài, bạn sẽ không nhận được lời khẳng định từ chối, người Đài Loan không bao giờ từ chối việc gì một cách trực tiếp.

8. Bữa cơm xã giao

Trong các buổi tiệc lớn, bạn nên có một vài lời phát biểu ngắn gọn và thân thiện để đáp lại lời phát biểu của chủ tiệc. Khi bạn mời người Đài Loan đến tham dự một bữa tiệc, bạn hãy chắc chắn rằng đây thực sự là một buổi cơm chứ không phải là một buổi ăn qua loa hoặc một tiệc rượu giản đơn.

Khi được mời tham dự một bữa cơm, việc ăn thử ở tất cả các món ăn là thể hiện phép lịch sự. Hãy để dư một ít thức ăn trên đĩa của bạn sau buổi ăn, nếu không, chủ mời sẽ nghĩ rằng bạn vẫn còn đói.

Trong hầu hết tất cả các buổi tiệc, 10% phí dịch vụ tính vào hoá đơn nhà hàng hoặc khách sạn. Vì vậy, bạn không cần “thưởng” thêm trong các trường hợp này. Tuy nhiên, việc để lại tiền lẻ khi thanh toán các hoá đơn là phổ biến.

9. Quà tặng

Món quà chu đáo sẽ có tác dụng như một “tàu phá băng”, tạo sự thân thiện. Đặc biệt là đối với những món quà đặc trưng của đất nước bạn. Quà biếu thể hiện sự quan tâm và mong muốn xây dựng một mối quan hệ thân thiện. Đừng bao giờ biếu đồng hồ treo tường, khăn tay, dù, hoặc các loại hoa màu trắng, đặc biệt là hoa cúc, vì theo truyền thống các vật này tượng trưng cho nước mắt và cái chết. Không nên biếu những vật sắc nhọn, chẳng hạn như dao, vì các vật này có ý nghĩa như sự “cắt đứt” hoặc sự “chia ly” đối với mối quan hệ thân thiện.

Có thể thấy, văn hóa giao tiếp kinh doanh của người Đài Loan cũng có nhiều nét tương đồng với người Việt. Tuy nhiên, cũng có vài nét khác biệt đáng kể, bạn nên lưu tâm. Ngoài ra, nếu bạn chưa có visa công tác Đài Loan, thì có thể tìm hiểu thêm tại bài viết Dịch vụ xin visa công tác Đài Loan uy tín, nhanh chóng, giá rẻ để biết rõ cần phải chuẩn bị những gì. Chúc bạn thành công.